Com o conjunto de modelos Serviços de marketing compartilhado, as equipes de marketing podem gerenciar, monitorar, executar e relatar com eficácia as solicitações criativas enviadas
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Requisitos do plano: Este conjunto de modelos foi desenvolvido para utilizar o conjunto completo de funcionalidades disponíveis no Smartsheet. Se você estiver em um plano limitado, ainda poderá usar o conjunto de modelos, mas nem todas as funcionalidades premium estarão disponíveis. Clique aqui para ver uma lista de planos descontinuados e identifique seu plano e tipo de usuário aqui.
Recursos, benefícios e visão geral
Use este conjunto de modelos para:
- Enviar facilmente solicitações de conteúdo para equipes de criação
- Enviar, comprovar, aprovar, monitorar e relatar o trabalho criativo em um só lugar
- Fornecer à liderança a capacidade de compreender os projetos de impacto que estão sendo trabalhados
Continue lendo para obter um guia passo a passo sobre como começar e acesse o Centro de aprendizagem se tiver dúvidas durante o processo!
Como funciona?
O que está incluído?
Configurar e personalizar
1. Criar uma nova área de trabalho
A. Abra a Barra de navegação. A partir da barra de navegação, passe o cursor em Áreas de trabalho, clique com o botão direito, e selecione Criar Nova Área de Trabalho. No menu que será exibido, nomeie sua Área de trabalho e selecione OK.
B. Selecione a pasta do conjunto de modelos na pasta Planilhas. Arraste e solte a pasta na área de trabalho que você acabou de criar.
Observação: Usar uma área de trabalho é uma prática recomendada ao criar um processo colaborativo. As áreas de trabalho permitem centralizar seu trabalho e controlar o compartilhamento com diferentes partes interessadas.
2. O formulário de Solicitação de serviços criativos
O “Formulário de solicitação de serviços criativos” é a maneira de enviar novas solicitações. Conforme o formulário é preenchido, os envios são automaticamente adicionados ao “Serviços criativos - Rastreador de solicitação”, onde você pode revisar as solicitações e atribuí-las à sua equipe. O formulário de entrada pode ser preenchido facilmente em um PC ou dispositivo móvel.
A. Personalize o formulário abrindo primeiro a planilha “Serviços criativos - Rastreador de solicitação” e clicando em Formulários no menu superior.
B. Clique em Gerenciar formulários e selecione o Formulário de solicitação para começar a personalizar. Você pode adicionar ou remover campos, alterar títulos ou descrições dos campos e modificar as Opções do formulário.
C. Clique em Salvar para gravar todas as alterações feitas. No canto superior direito, clique em Compartilhar formulário para localizar o URL do formulário. Este URL deve ser fornecido a todos que enviarem solicitações.
Saiba mais: Formulários, Editar campos existentes do formulário
3. Entender e configurar fluxos de trabalho automatizados na planilha do rastreador
Uma funcionalidade principal do Smartsheet é a capacidade de configurar fluxos de trabalho automatizados acionados por dados recebidos. Neste conjunto de modelos, pré-configuramos dois fluxos de trabalho automatizados 1) que notificarão os indivíduos quando um novo trabalho for atribuído a eles e 2) que notificarão os aprovadores quando houver conteúdo para revisar.
A. Modifique o alerta acessando Automação e selecione Gerenciar fluxos de trabalho no menu suspenso. Em seguida, clique duas vezes no fluxo de trabalho que deseja modificar para abrir a janela do editor.
B. Personalize o cronograma e as condições do fluxo de trabalho conforme desejado e clique em Salvar.
4. Entender a formatação condicional na planilha do rastreador
Um aspecto útil do Smartsheet é a capacidade de configurar a formatação condicional com base nos dados das células individuais. Neste conjunto de modelos, pré-configuramos quatro regras de formatação condicional.
A. Você pode ver a lógica por trás da formatação condicional ao clicar no ícone de formatação condicional na barra de ferramentas superior. A lógica por trás de cada um desses formatos será exibida e você também poderá adicionar ou desabilitar as regras de formatação condicional.
B. As regras de formatação em dourado estão sendo usadas para ajudar você a entender quais partes da planilha devem ser preenchidas manualmente para que o trabalho criativo enviado possa ser concluído.
5. Atualizar datas à medida que as solicitações são atribuídas e concluídas na planilha do rastreador
Uma parte importante dos serviços de marketing compartilhados eficazes é entender quanto tempo realmente leva para concluir o trabalho associado às solicitações enviadas: a capacidade de rastrear isso é outro aspecto útil do Smartsheet.
A. Para calcular essas datas, estamos usando as colunas “Criado em”, “Data de conclusão prevista” e “Data de conclusão efetiva”. Essas colunas são bloqueadas para impedir que os editores manipulem as fórmulas.
B. A coluna "Dias para conclusão" usa uma fórmula que leva em consideração a data na coluna "Criado em" e a data que foi inserida na coluna "Data de conclusão prevista".
C. A "Variância de conclusão" usa uma fórmula parecida com a "Data de vencimento solicitada" e a "Data de conclusão efetiva" para identificar quanto tempo realmente levou para concluir a solicitação.
6. Relatórios associados em tempo real
Os relatórios são usados para criar listas filtradas entre planilhas das tarefas que atendem a determinados critérios. Por exemplo, o relatório "Serviços criativos concluídos" mostra todos os itens de "Seviços criativos - Rastreador de solicitações" que foram marcados como "Concluídos" nos últimos 10 dias. Os visualizadores do Painel de Serviços de Marketing Compartilhado poderão acessar este relatório. Com isso em mente, temos vários relatórios já configurados dentro deste conjunto de modelos:
- Serviços criativos com vencimento nos próximos 7 dias - tarefas com datas de conclusão previstas nos próximos 7 dias.
- Serviços criativos em andamento - tarefas que foram atribuídas e a caixa "Em andamento" foi marcada em "Serviços criativos - Rastreador de solicitações"
- Serviços criativos vencidos - tarefas que não estão concluídas e a data de vencimento prevista já passou
- Serviços criativos para revisão - taferas prontas para revisão
- Serviços criativos não atribuídos - tarefas que precisam ser atribuídas
Saiba mais: Compartilhar planilhas, relatórios e painéis
7. Configurar o painel de Serviços de marketing compartilhado
Esse painel é a única fonte de verdade para o conteúdo em que a equipe de Serviços de marketing compartilhado está trabalhando. Abaixo, revisamos o que cada seção do painel representa. Você notará que o painel está refletindo dados fictícios para ajudar a ilustrar como cada seção funciona. As métricas neste painel são extraídas da planilha MÉTRICAS - NÃO EDITAR em seu espaço de trabalho. (Mais informações sobre essas fórmulas na Etapa 7).
A. Clique em Editar no canto superior esquerdo para começar a personalizar. Em seguida, passe o cursor sobre qualquer widget e selecione o ícone de lápis.
B. Substitua o espaço reservado do logotipo pelo seu logotipo no widget Imagem.
C. O “Rastreador de solicitação” levará você à “Serviços criativos - Rastreador de solictação”.
D. "Solicitações por equipe", "Solicitação por tipo" e "Solicitações por status" são todos widgets de gráfico, que extraem dados em tempo real dos seus "Serviços criativos - Rastreador de solicitação"
E. “Solicitações concluídas” é um widget de Imagem e levará você ao relatório de todas as solicitações concluídas.
F. "A vencer nos próximos 7 dias" e o "Vencidas" são widgets de Métricas que extraem dados em tempo real da sua planilha "Métricas de serviços compartilhados".
G. Os próximos três relatórios "Solicitações em andamento", "Solicitações não atribuídas" e "Solicitações prontas para revisão" extraem dados de seus respectivos relatórios. Eles são usados aqui para exibir rapidamente dados acionáveis e manter todos informados sobre onde estão as solicitações no processo criativo das equipes.
8. Compartilhar sua nova solução
Compartilhar é a melhor maneira de colaborar com outras pessoas envolvidas em seus projetos. Você pode compartilhar toda a sua área de trabalho com membros do seu departamento ou compartilhar itens individuais dentro da área de trabalho.
Saiba mais: Compartilhar uma área de trabalho
Aprimore seu conjunto de modelos
Recursos úteis
Temos muitos recursos para ajudá-lo a começar e se tornar ainda mais produtivo no Smartsheet. Também adoramos ouvir a opinião dos nossos clientes. Use o formulário na parte inferior para enviar comentários sobre este conjunto de modelos!
Last Updated: 05/16/21
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