全体の戦略目標について、プロジェクトがそれぞれの目標に沿っているか詳細を確認したり、 リスク、カテゴリ、または担当者別にプロジェクトをモニタリングしたり、 フォームを使用して新規プロジェクトのリクエストを受け付けたりすることができます。
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計画要件: このテンプレート セットは、Smartsheet で利用可能なすべての機能を活用できるように設計されています。 制限付きのプランをご利用の場合でもテンプレート セットを利用できますが、一部のプレミアム機能はご利用いただけません。 廃止されたプランの一覧はこちらでご覧ください。また、お客様のプランとユーザー タイプもご確認いただけます.
機能、メリット、概要
どのような仕組み?
何が入っているの?
セットアップとカスタマイズ
1. 新しいワークスペースを作成する
ワークスペースの概要: 左パネルでの作業の整理、 ワークスペースのアイテムの管理 (追加、移動、削除)
2. プロジェクト リクエスト シートの更新
プロジェクト リクエスト シートは、戦略的施策をサポートする重要なプロジェクトの追跡に効果的です。 新しいプロジェクト リクエストを受信し、新しい行が追加されると、[リクエスト番号] と [作成日] 自動番号割り当て/システムの列に自動的に固有のリクエスト番号が割り当てられ、リクエスト データが最初に保存された日付が記録されるため、容易に追跡することができます。
また、条件付き書式ルールも設定されているため、却下したリクエスト (赤字で表記) も視覚的に特定することができます。 [依頼者のメール アドレス] と [上席者のメール アドレス] の列は連絡先リスト タイプです。 連絡先リスト列は、自動化されたアクション、ワークフロー、レポートなどの設定に使用できるため、この列を使用して所有者を割り当てることがベスト プラクティスになります。
A. ドロップダウン の列タイプである [戦略的施策] 列のプレースホルダーの値を既存の戦略的施策のリストに置き換えるには、この列のヘッダーをダブルクリックして、[値] の下にあるオプションを編集します。
B. 上部ツールバーにある条件付き書式のボタンをクリックすると、条件付き書式のルールのカスタマイズや無効化、追加を実施できます。
C. このシートから、タスクや詳細を管理する各プロジェクト シートへのリンクを作ることができます。 ハイパーリンクを修正するには、セルを右クリックして [ハイパーリンク] を選択します。 Smartsheet 以外のアイテムや関連する Web サイトへのハイパーリンクも作成することができます。
3. 自動承認リクエストの修正
このシートには、マネージャーに承認を求めるための自動承認リクエストがすでに設定されています。 承認リクエストは、シート上のアイテムへの承認または拒否をほかのユーザーに自動的に依頼する、非常に効果的な方法です。 この承認リクエストは、[上席者のメール アドレス] 列 (プロジェクト リクエスト フォームでは必須フィールドになる) に登録されているマネージャーに送信されます。
A. 自動化された承認リクエストを修正するには、[自動化] をクリックし、ドロップダウン メニューから [ワークフローの管理] を選択します。
B. [マネージャー承認リクエスト] ワークフローをダブルクリックして、編集画面を開きます。
4. プロジェクト リクエスト フォームの変更
プロジェクト リクエスト フォームは、新しいプロジェクトのリクエストを行う際に使用します。 提出されたリクエストはプロジェクト リクエスト シートに追加されるので、そのシートにてリクエスト項目の追跡やマネージャーからの承認を取得します。
A. フォームをカスタマイズするには、プロジェクト リクエスト シートを開き、トップ メニューにある [フォーム] をクリックします。
B. [フォームの管理] をクリックし、[編集] を選択して既存のフィールドをカスタマイズします。 ここでは、フィールドの追加や削除、フィールドのタイトルや説明の変更、フォーム オプションの変更が可能です。
C. [保存] をクリックしてフォーム ビルダーを閉じ、表示された URL をコピーして保存します。 この URL をリクエストを提出するすべての人に知らせます。
詳細情報: フォーム、既存のフォームフィールドの編集
5. シート ボーナス: プロジェクト概要データの表示・編集
ビジネス プランまたはエンタープライズ プランをご利用の方の場合、このテンプレート セットはシート サマリーの機能を使用します。 プロジェクト リクエスト シートおよびプロジェクト シートには、あらかじめデータが入力されたシート サマリーがあり、シート内のプロジェクト情報を整理して報告するための標準的で堅牢な方法が用意されています。 プロジェクト リクエスト シートでは、承認または却下されたプロジェクトを施策ごとに確認できます。 プロジェクト シートでは、タスクの状況、予算情報、プロジェクト チームの割り当てなどの概要を一目で確認することができます。 右パネルでシート サマリーを開くと、プロジェクト サマリー フィールドの表示や編集が可能になります。 計算式を使用したり、他のサマリー フィールドを参照したりすることもできます。
A. シート サマリーのアイコンをクリックして、シート サマリーを開きます。 右パネルを展開したり折りたたんだりすることで、必要な情報に集中したり、見る必要のない部分を非表示にしてシートのスペースを最大限に活用したりすることができます。
B. フィールドを追加するには、[+ 新しいフィールド] をクリックします。
C. フィールドに名前を付け、フィールド タイプを選択します: 文字列/数字、連絡先リスト、日付、ドロップダウン リスト、チェックボックス、記号などのフィールド タイプを選択します。
D. フィールドのプロパティを編集するには、そのフィールドの右側にマウス ポインタを合わせ、縦のエリプシス (⋮) をクリックして、フィールド オプションのドロップダウン メニューを開きます。
6. プロジェクト シートの修正
プロジェクトプラン シートを使って、プロジェクトに関する重要なデータを追跡・管理します。 プロジェクトごとにプロジェクト シートを作成し、これを使用してタスクと期日を管理します。 Smartsheet のプロジェクト シートでは依存関係が有効になっており、[期間]、[先行タスク]、[% 完了] といった列が用意されています。 締め切りのあるプロジェクトでは、依存関係を有効にして、プロジェクトのすべての変動要素が追跡され、予定通りに進み、最終的に締め切りに間に合うようにすることをお勧めします。
A. [タスク名] 列では、親の行 (薄いグレー) にあるプロジェクトのフェーズに名前を付けます。
B. 階層のインデントされた子の行 (白) を使用して、[タスク名] 列にタスクを入力します。
C. 3 行目から、[開始日] と [終了日] の列に日付を入力します。
D. [開始日]、[終了日]、[% 完了]、[期間] など、上の階層にある行のその他のデータは、親行の下にあるタスクにて自動計算されます。
E. タスクの所有者を割り当てるために、[割り当て先] 列に連絡先の名前を入力します。
F. ドキュメントやその他のファイルを [添付ファイル/リンク] (ペーパークリップ アイコン) 列の特定の行に添付すると、プロジェクトの情報やリソースを一箇所にまとめることができます。
7. 期間と先行タスクの調整
[期間] と [先行タスク] はプロジェクト シートならではの列タイプです。
A. [期間] 列に各タスクの期間を設定します。
B. [先行タスク] 列にて、先行タスク、つまり他のタスクとの関係を設定します。
8. タスクの状態の更新とフィルター
タスクの所有者を割り当てると、所有者は [状態] 列のカスタム ドロップダウン リストからオプションを選択してタスクの状態を更新できます。 複数の所有者がいる場合、フィルターを使用することで、ユーザーは自分の割り当てのみに集中できます。 プロジェクト シートでは、「自分に割り当てられているタスク (Tasks Assigned to Me)」という共有フィルターを作成しました。 そのためシートにアクセスできる人なら誰でも、そのフィルターを使用して、自分に割り当てられているタスクを確認することができます。
A. ドロップダウン リストのオプションを変更するには、[状態] 列のヘッダーをダブルクリックし、[値] ボックスでリストの順序を含むプレースホルダーを編集します。 この手順を繰り返して、[タスク カテゴリ] 列のオプションを変更します。
B. ツールバーの [フィルター オフ] ボタンを選択すると、フィルターの作成、使用、修正ができます。
詳細情報: ドロップダウン リスト、フィルター、共有フィルター
9. 割り当てられたタスクのアラート設定
アラート ワークフローは、新しいタスクが割り当てられたらすぐにチームに知らせることができるため、非常に便利です。 プロジェクトシートにアラートを設定しておくと、そのシートに共有されている人には、新しいタスクが割り当てられ次第その事実が通知されることになります。
A. アラート ワークフローを編集するには、[自動化] をクリックし、ドロップダウン メニューから [ワークフローの管理] を選択します。
B. 調整するワークフローをダブルクリックし、条件を変更します。
10. [状況] 列の数式を理解する
[状況] 列には、[日付] 列および [進捗状況] 列を参照する数式が設定されています。 これにより、タスクの状態が「完了」になれば、日付に関係なく緑色になります。 タスクがまだ「完了」ではなく、期日が過去の日付であれば、色は赤になります。 タスクが「未着手」の場合は青になり、 それ以外の場合は、黄色になります。
詳細情報: Smartsheet での数式の作成と編集
11. [進捗状況] 列を理解する
[進捗状況] 列には [% 完了] 列を参照する数式が設定されています。 完了率が 25% 未満の場合、バーには何も表示されません。 完了率 が 25~50% の場合、バーは 4 分の 1 まで進みます。 完了率 が 50~75% の場合、バーは半分まで進みます。 完了率が 75% 以上 100% 未満の場合、バーは 4 分の 3 まで進みます。 完了率が 100% になると、バーはすべて色付けされます。
詳細情報: Smartsheet での数式の作成と編集
12. メイン ロールアップ シートを使用する
メイン ロールアップ シートは中心となるリポジトリで、ここに、すべてのプロジェクトを通じて追跡したいメトリックをまとめることができます。 このシートにはシート横断型の数式が用いられているため、計算元となるシートの情報が常にリアルタイムで反映されます。
A. 各セクションの下にあるカテゴリを、プロジェクト シートまたはプロジェクト リクエスト シートのドロップダウン リストに合わせて上書きします。 [リソース指標] セクションの担当者の名前を置き換えます。
B. プロジェクト リクエスト シートに新しい戦略的施策を追加した場合は、[イニシアティブ別プロジェクト] 階層に新しい行を挿入し、数式をコピーします。 このセクションで入力した値は、数式によって自動的に認識されます。
詳細情報: シート間の計算式
13. 進行中のレポートを管理する
レポートを使用して、特定の条件を満たすタスクのシート間フィルタリング リストを作成します。 たとえば、進行中のレポートでは、プロジェクト シートで [状態] 列が「進行中」になっているすべてのタスクが表示されます。 レポートはライブであるため、タスクの状況が変化するたびにレポート上のデータも更新されます。
レポートはすでにセットアップされています。 レポートに使用する条件を変更したい場合は、レポートを開き、条件を設定するツールバーをクリックします。
詳細情報: レポート
14. リスクありのレポートのモニタリング
リスクありのレポートには、リスクのあるすべてのタスクが表示されます。 レポートはすでにセットアップされています。 レポートの条件を変更したい場合は、レポートを開き、条件を設定するツールバーをクリックします。
詳細情報: レポート
15. 戦略プラン ダッシュボードの更新
戦略プラン ダッシュボードは、テンプレート セットの要となるものです。 ここには、追跡する必要のあるプロジェクトの重要な情報がまとめて表示されています. ダッシュボードは、シートやレポートからリアルタイムに情報を取り込むさまざまなウィジェットで構成されています。
A. カスタマイズを開始するには、シートの左上にある [編集] をクリックします。 任意のウィジェットの上にマウス ポインタを置き、鉛筆アイコンを選択すると、ウィジェットとそのコンテンツの編集を開始できます。
B. 画像ウィジェットでは、ロゴのプレースホルダーを所属する組織/団体のロゴに置き換えることができます。
C. ショートカット ウィジェットを使用して、Web サイト、ファイル、Smartsheet アイテムへのリンクを [クイック リンク] に添付します。
D. [主要連絡先] にチームの最新情報を、[ニュース] にプロジェクトの最新情報を反映します。
E. [戦略的施策ごとのプロジェクト]、[未完了タスク]、[タスク (ステータス別)]、[財務情報(カテゴリ別)]はすべてグラフ ウィジェットで、メイン ロールアップ シートからライブデータを抽出しています。
F. [進行中のタスク] と [リスクのあるタスク] は、いずれもレポート ウィジェットで、ダッシュボードにライブ レポートを表示します。
16. 新しいソリューションの共有
共有は、プロジェクトに関わる人たちとの共同作業において極めて有益です。 ワークスペース全体をチームで共有することも、ワークスペース内の個々のアイテムを共有することも可能です。
詳細情報: ワークスペースの共有
ご利用のテンプレート セットの拡充
有益なリソース
皆様が Smartsheet の利用を開始し、さらに生産性を高めるために役立つリソースを多数用意しています。 また、お客様からのご意見もお待ちしております。どうぞ下のフォームから、このテンプレート セットに関するご意見をお寄せください!
最終更新日: 04/06/21
Smartsheet ダッシュボードを活用