Mettez en œuvre le suivi des objectifs et résultats clés (OKR), un cadre instrumental éprouvé qui aide des milliers d'organismes à définir leur vision stratégique et à s'assurer que toutes les activités y contribuent
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Exigences quant au forfait : Ces modèles ont été conçus afin de faire appel à l'ensemble des fonctionnalités disponibles dans Smartsheet. Certains forfaits ne donnent pas accès à toutes les fonctionnalités premium. Si vous disposez d'un forfait limité, vous pouvez tout de même utiliser les modèles, mais il est possible que certaines fonctionnalités ne marchent pas. Cliquez ici pour voir une liste des forfaits qui ne sont plus proposés, et identifiez votre forfait et quel type d'utilisateur vous êtes ici.
Fonctionnalités, bénéfices et synthèse
Utilisez ce modèle pour :
* Recueillir et suivre les objectifs stratégiques et les résultats clés tactiques
* Fournir des mises à jour de statut synthétiques tout en offrant la possibilité de plonger dans les détails
* Structurer les examens fonctionnels réguliers
Continuez à lire pour obtenir un guide pas à pas sur comment commencer, et naviguez vers le Centre d'apprentissage si vous avez des questions !
Comment ça marche ?
Qu'est-ce qui est compris ?
Configurez et personnalisez
1. Créez un nouvel espace de travail
A. Ouvrez Parcourir. Depuis l'onglet Parcourir, passez la souris sur Espaces de travail, faites un clic droit et sélectionnez Créer un espace de travail. Dans la fenêtre qui apparaît, nommez votre espace de travail et cliquez sur OK.
B. Sélectionnez le dossier des ensembles de modèles dans votre dossier de Feuilles. Faites glisser le dossier jusqu'à l'espace de travail que vous venez de créer.
Remarque : Utiliser un espace de travail est une meilleure pratique en matière de collaboration. Les espaces de travail permettent de centraliser le travail et de contrôler le partage avec les différentes parties prenantes.
2. Modifiez la feuille Suivi des OKR
Utilisez la feuille Sui des OKR pour saisir et suivre les données critiques au sujet de vos OKR. Tous les champs en blanc sont liés à votre tableau de bord Objectifs et résultats clés (OKR) et à vos feuilles de travail sur les objectifs OKR. Ces éléments sont mis à jour au fur et à mesure que vous remplissez les champs en blanc. Les colonnes Sponsor, Responsable et Membres de l'équipe sont des colonnes de type contact qui vous permettent de saisir les adresses e-mail des personnes à qui des objectifs sont confiés. Ces personnes sont automatiquement informées du travail que vous leur attribuez.
A. Dans les lignes bleues, entrez d'abord l'adresse e-mail du responsable du programme OKR. Ensuite, sélectionnez ou saisissez le premier jour de l'année, qui peut être l'année fiscale ou civile selon les organismes.
B. Ouvrez les lignes de petits-enfants (blanches) dans votre hiérarchie afin de personnaliser votre tableau de bord en fonction des besoins de votre organisme. Vous pouvez aussi modifier les en-têtes (par exemple, Tableau de bord des OKR de l'entreprise) afin de mettre à jour les en-têtes respectifs dans le tableau de bord.
C. À partir de la ligne 14, saisissez vos OKR.
D. Pour les colonnes Sponsor, Responsable et Membres de l'équipe, vous pouvez simplement saisir les adresses e-mail des intéressés.
E. Suivez la progression de vos OKR à l'aide du tableau de bord.
3. Modifiez les feuilles de travail des OKR
Pour plus d'informations sur les principes élémentaires des feuilles, cliquez sur le lien ci-dessous : https://help.smartsheet.com/fr/learning-track/get-started
A. Les données de la section Récapitulatif sont liées à certaines des informations précédemment saisies dans votre feuille Suivi des OKR.
B. Dans la colonne Type, indiquez le type KR. Dans la colonne OKR, saisissez les noms des initiatives et des résultats clés (KR), que vous attribuez dans la colonne Responsable en saisissant les adresses e-mail des personnes concernées. De plus, vous pouvez modifier les symboles de santé, les dates de début ou dates ciblées, et mettre à jour la colonne Statut au fur et à mesure que vous progressez et suivez vos objectifs, initiatives et résultats clés (KR).
C. Ajoutez ou supprimez des lignes afin de répondre aux particularités de l'objectif. Pour ajouter une ligne, sélectionnez la ligne que vous souhaitez copier et sélectionnez Copier, puis Coller. Attention, vous devez supprimer toutes les feuilles de travail OKR superflues, car sinon elles se retrouveront dans vos rapports.
D. La donnée Santé de chaque initiative est fonction d'une formule, et change automatiquement en fonction de la santé de sa sous-hiérarchie. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ci-dessous.
E. La donnée Santé de la ligne 1 ne doit être modifiée que par le responsable de l'objectif, de façon à refléter la santé globale de l'objectif, ce qui mettra à jour le tableau de bord des OKR en temps réel.
4. Attribuez des initiatives et des résultats clés à des membres de l'équipe
Attribuez les tâches en saisissant les courriers électroniques de membres de l'équipe dans la colonne Responsable. Utiliser une colonne contact est une meilleure pratique dans le cadre de l'attribution des tâches car cette colonne peut ensuite être utilisée afin d'automatiser des actions, des alertes et des rapports, entre autres.
A. Ajoutez les contacts dans la colonne Responsable. Les contacts peuvent être nouveaux ou provenir de votre liste de contacts.
En savoir plus : Conseils et meilleures pratiques pour l'utilisation des contacts
5. Modifiez les alertes
Les flux de travail automatisés permettent d'informer l'équipe des nouvelles initiatives ou nouveaux résultats clés dès qu'ils leur sont attribués. Plusieurs alertes ont été créées dans les feuilles de travail de cette solution afin d'informer les personnes concernées dès qu'une nouvelle initiative ou un nouveau résultat clé leur est attribué, ou quand des champs de ces lignes sont modifiés.
A. Pour modifier le flux de travail, cliquez sur Automatisation et sélectionnez Gérer les flux de travail. Puis double cliquez sur l'alerte afin d'ouvrir une fenêtre permettant de la modifier.
B. Personnalisez le calendrier du flux de travail et ses conditions à votre convenance, puis sauvegardez.
6. Faites ressortir les informations importantes grâce aux filtres
Une fois une initiative ou un résultat clé attribué, le responsable peut en mettre à jour le statut à l'aide des options du menu déroulant dans la colonne Santé ou Statut. Les filtres sont un excellent moyen de faire ressortir les informations importantes.
Dans les feuilles de travail, nous avons créé un filtre Mon travail. Tout utilisateur peut activer ce filtre pour afficher uniquement le travail qui lui a été attribué.
A. Cliquez sur Filtre désactivé et sélectionnez Mon travail afin d'afficher le travail de l'utilisateur qui a ouvert la feuille.
B. Sélectionnez le bouton Filtre désactivé dans la barre d'outils pour créer, utiliser ou modifier les filtres.
En savoir plus : Filtres, Partager un filtre
7. Rapports liés en temps réel
A. Résultats clés atteints (30 derniers jours) - Ce rapport affiche tous les résultats clés (KR) atteints, d'après toutes les feuilles de travail. Il s'agit des KR dont le statut indique qu'ils sont terminés, terminés en retard ou non atteints. Le filtre est configuré de façon à n'afficher que les données des 30 derniers jours. Les informations de ce rapport s'affichent aussi dans le tableau de bord Objectifs et résultats clés (OKR).
B. Résultats clés incomplets (échéance sous 30 jours) - Il s'agit des KR en cours, bloqués ou non commencés. Ce rapport affiche les KR incomplets dont l'échéance est dans les 30 jours à venir. Les informations de ce rapport s'affichent aussi dans le tableau de bord Objectifs et résultats clés (OKR).
C. Alertes (OKR jaune ou rouge) - Les initiatives apparaissent ici si la santé d'une des lignes enfants (les KR) est en rouge et que le statut du KR n'est pas Terminé. Les informations de ce rapport s'affichent aussi dans le tableau de bord Objectifs et résultats clés (OKR).
En savoir plus : Rapports (en anglais uniquement), Partager des feuilles, des rapports et des tableaux de bord
8. Utilisez le tableau de bord de vos OKR
Le tableau de bord Objectifs et résultats clés (OKR) est la pierre angulaire de votre ensemble de modèles. Il rassemble toutes les informations critiques que vous devez suivre au sujet des OKR. Les tableaux de bord sont constitués de widgets qui affichent des informations en temps réel à partir de vos feuilles et rapports.
A. Cliquez sur Modifier dans le coin supérieur gauche du tableau de bord afin d'en commencer la personnalisation. Passez votre souris sur n'importe quel widget et sélectionnez l'icône du crayon pour commencer à modifier le widget et son contenu.
B. Le symbole Santé est un widget de type métrique qui donne l'état de santé général indiqué dans chaque feuille de travail d'OKR.
C. Les sections Présentation et Ressources sont aussi des widgets de type métrique dont les données proviennent de cellules dans votre feuille Suivi des OKR.
D. Cliquez sur le lien vers le formulaire afin d'envoyer vos idées ou questions au responsable du programme, qui acheminera votre message à la bonne personne.
E. Les sections Résultats clés incomplets (échéance sous 30 jours), Résultats clés terminés (30 derniers jours) et Alertes (KR rouge ou orange) sont liées aux rapports éponymes. Ces sections affichent vos rapports en direct dans votre tableau de bord.
En savoir plus : Créer et modifier un tableau de bord, Partager un tableau de bord, Types de widgets
9. Utilisez la feuille Commentaires OKR des employés (pour la direction)
La feuille Commentaires OKR des employés (pour la direction) permet de recevoir des commentaires et de consolider chaque élément dans une nouvelle ligne de la feuille. Tout commence par un formulaire, qui peut être personnalisé et publié, et auquel les utilisateurs peuvent accéder à l'aide d'un lien dans le tableau de bord.
A. Cliquez sur le lien vers le formulaire dans le tableau de bord.
B. Une fois le formulaire rempli, les données envoyées apparaîtront dans la feuille Commentaires OKR des employés.
C. Dans la feuille, cliquez sur Formulaires, puis sur le formulaire pertinent. Remplacez la valeur par défaut du champ Attribué à par l'adresse e-mail de la personne qui va trier et acheminer les commentaires. Cela est également configuré comme un champ caché dans le formulaire.
D. Les formulaires sont désormais acheminés vers la personne dont vous avez saisi l'adresse e-mail.
E. BONUS (Récapitulatif de feuille) : Ce modèle fait appel au récapitulatif de feuille, fonctionnalité disponible dans le cadre des forfaits Affaires et Entreprise. À l'aide de formules, le récapitulatif de feuille organise et rend compte d'informations dans la feuille de façon pratique. Une formule COUNTIF calcule combien d'éléments clos ou en cours se trouvent dans la feuille.
En savoir plus : Formulaires, Collecter des informations à l’aide d’un formulaire
10. Partagez votre solution
Partager est la meilleure façon de collaborer avec les participants à vos projets. Vous pouvez partager votre espace de travail entier avec des membres de votre service ou partager des éléments précis au sein de cet espace de travail.
En savoir plus : Partager un espace de travail
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Ressources utiles
De nombreuses ressources sont disponibles pour vous aider à vous lancer et devenir encore plus productif dans Smartsheet. Nous aimons savoir ce que pensent nos clients, alors utilisez le formulaire ci-dessous afin de nous envoyer vos commentaires sur ces modèles.
Last Updated: 06/10/21
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