コンサルティング プロジェクトを追跡し、ステータスを確認し、新プロジェクトが提案されたときに通知を受信し、進行中のすべてのコンサルティング プロジェクトを総合的に把握しましょう。
テンプレート セットのダウンロード
計画要件: このテンプレート セットは、Smartsheet で利用可能なすべての機能を活用できるように設計されています。 制限付きのプランをご利用の場合でもテンプレート セットを利用できますが、一部のプレミアム機能はご利用いただけません。 廃止されたプランの一覧はこちらでご覧ください。また、お客様のプランとユーザー タイプもご確認いただけます.
機能、メリット、概要
どのような仕組み?
何が入っているの?
セットアップとカスタマイズ
1. 新しいワークスペースを作成する
ワークスペースの概要、左パネルでの作業の整理、 ワークスペースのアイテムの管理 (追加、移動、削除)
2. 新しいコンサルティング プロジェクト フォームの修正
プロジェクト データ収集フォームは、コンサルタントが新しいプロジェクトを提出する際に使用します。 このシートには専用のフォームが用意されており、プロジェクトが提出されると、それぞれのシートに追加されます。
A. フォームをカスタマイズするには、プロジェクト データ収集シートを開き、トップ メニューにある [フォーム] をクリックします。
B. [フォームの管理] をクリックし、カスタマイズを行うリクエスト フォームを選択します。 ここでは、フィールドの追加や削除、フィールドのタイトルや説明の変更、フォーム オプションの変更が可能です。
C. [保存] をクリックして変更内容を適用します。 右上の [フォームの共有] をクリックすると、フォームの URL が表示されます。 この URL をリクエストを提出するすべての人に知らせます。
詳細情報: フォーム、既存のフォームフィールドの編集
3. プロジェクト データ収集シートの修正
現在のすべてのコンサルティング プロジェクトを追跡し、管理するには、プロジェクト データ収集シートを使用します。 ここでは、プロジェクトの承認ステータス、名前、ステージ、クライアント、重要な日付、時間、契約金額、担当コンサルタントなどの記録を残すことができます。 [リスクあり] 列は記号列として設定されており、プロジェクトの所有者は、緊急の対応が必要なプロジェクトにフラグを立てることができます。
また、条件付き書式のルールも設定されているため、残り時間が 50 時間未満のプロジェクトを視覚的に識別できます (赤でハイライト)。 なお、残りのコンサルティング時間を計算する数式を編集者が変更してしまうことのないよう、 [残り時間] 列はロックされています。 [担当コンサルタント] 列は「連絡先リスト」列タイプであり、ここでタスクを割り当てることができます。 連絡先リストの列は、自動化されたアクション、ワークフロー、レポートなどの設定に使用できるため、この列を使用して所有者を割り当てることがベスト プラクティスになります。
A. チーム独自のプロセスに合わせて、列を追加または削除したい場合は、 任意の列を右クリックし、[列プロパティの編集] または [列の削除] を選択します。
B. 上部ツールバーにある条件付き書式のボタンをクリックすると、条件付き書式のルールのカスタマイズや無効化、追加を実施できます。
C. このシートには、新しいプロジェクトが割り当てられると、シートの共有ユーザーにその旨が通知されるアラート ワークフローがあらかじめ設定されています。 アラート ワークフローを確認および編集するには、[自動化] をクリックし、ドロップダウン メニューから [ワークフローの管理] を選択します。 続いて [担当コンサルタントへの新プロジェクト アラート] をダブルクリックして、編集画面を開きます。
D. このシートから、タスクや詳細を管理する各プロジェクト シートへのリンクを作ることができます。 ハイパーリンクを修正するには、セルを右クリックして [ハイパーリンク] を選択します。 Smartsheet 以外のアイテムや関連する Web サイトへのハイパーリンクも作成することができます。
4. プロジェクト ステージの更新とフィルター
シートにプロジェクトが追加されると、編集者以上の権限を持つユーザーは、ロックされていない列のプロジェクト情報を修正することができます。 シートを閲覧できるユーザーは、フィルターを作成して特定の条件を満たすプロジェクトのみを確認することができます。 プロジェクト データ収集シートには、「自分に割り当てられているプロジェクト」という共有フィルターが用意されています。 そのためシートにアクセスできる人なら誰でも、そのフィルターを使用して、自分に割り当てられているリクエストのみを確認することができます。
A. ドロップダウン リストのオプションを変更するには、[プロジェクト ステージ] 列のヘッダーをダブルクリックし、[値] の下のオプションを編集します。 この手順を繰り返して、[プロジェクト タイプ] 列のオプションを変更します。
B. [フィルター オフ] ボタンを選択すると、フィルターの作成、使用、修正を実施できます。
詳細情報: ドロップダウン リスト, フィルター, 共有フィルター
5. 自動承認リクエストの編集
新しいコンサルタント プロジェクトが追加されると、その承認を求めるため、自動承認リクエストがマネージャーに送信されます。 承認リクエストは、シート上のアイテムへの承認または拒否をほかのユーザーに自動的に依頼する、非常に効果的な方法です。 承認リクエストは、[マネージャーの連絡先] 列に登録されているマネージャーに送信されます。
A. 自動化された承認リクエストのワークフローを修正するには、[自動化] をクリックし、ドロップダウン メニューから [ワークフローの管理] を選択します。
B. 続いて、[コンサルティング プロジェクト承認リクエスト] ワークフローをダブルクリックして、編集画面を開きます。
6. シート ボーナス: プロジェクト概要データの表示・編集
このテンプレート セットは、シート サマリーの機能を利用しています。 プロジェクト データ収集 (フォーム付き) シートとプロジェクト トラッカー シートには、シート内のプロジェクト情報を整理して報告するための標準的で堅牢な方法として、あらかじめシート サマリーが入力されています。 プロジェクト データ収集シートでは、プロジェクトのステージとタイプのスナップショットを取得できます。 右パネルでシート サマリーを開くと、プロジェクト サマリー フィールドの表示や編集が可能になります。 数式を使ったり、別のサマリー フィールドを参照したりすることができます。
A. シート サマリーのアイコンをクリックすると、シート サマリーが表示されます。 右パネルを展開したり折りたたんだりすることで、必要な情報に集中したり、見る必要のない部分を非表示にしてシートのスペースを最大限に活用したりすることができます。
B. フィールドを追加するには、[+ 新しいフィールド] をクリックします。
C. フィールドに名前を付け、 文字列/数字、連絡先リスト、日付、ドロップダウン リスト、チェックボックス、記号などのフィールド タイプを選択します。
D. フィールドのプロパティを編集するには、そのフィールドの右側にマウス ポインタを合わせ、縦のエリプシス (⋮) をクリックして、フィールド オプションのドロップダウン メニューを開きます。
7. プロジェクト トラッカー シート (2 枚) の修正
プロジェクトに関する重要なデータを追跡・管理するには、 プロジェクト トラッカー シートを使用します。 プロジェクトごとにプロジェクト シートを作成し、これを使用してタスクと期日を管理します。 Smartsheet のプロジェクト シートでは依存関係が有効になっており、[期間]、[先行タスク]、[% 完了] といった列が用意されています。 締め切りのあるプロジェクトでは、依存関係を有効にして、プロジェクトのすべての変動要素が追跡され、予定通りに進み、最終的に締め切りに間に合うようにすることをお勧めします。
また、条件付き書式のルールを設定しているので、[リスクあり] 列にフラグが立っているタスクを視覚的に識別することができます (ガント チャートではタスク バーが赤くハイライトされます)。
A. 3 行目にプロジェクト ID を入力すると、設定済みの VLOOKUP 関数にて、その ID と一致するデータがプロジェクト データ収集シートから自動的に取得されます。 これらの列は、数式やデータが変更されないよう、ロックされています。
B. [タスク名] 列では、親の行 (薄いグレー) にあるプロジェクトのフェーズに名前を付けます。 [開始日]、[終了日]、[% 完了]、[期間] など、親行にあるその他のデータは、親行の下にあるタスクにて自動計算されます。
C. インデントされた子行 (白) では、[タスク名] 列にタスクを、[コンサルタント] 列に連絡先の名前を、[開始日] および [終了日] の列にそれぞれの日付を入力します。
D. ドキュメントやその他のファイルを [添付ファイル/リンク] (ペーパークリップ アイコン) 列の特定の行に添付すると、プロジェクトの情報やリソースを一箇所にまとめることができます。
E. 上部ツールバーにある条件付き書式のボタンをクリックすると、条件付き書式のルールのカスタマイズや無効化、追加を実施できます。
8. 期間と先行タスクの調整
[期間] と [先行タスク] はプロジェクト シートならではの列タイプです。
A. [期間] 列に各タスクの期間を入力します。
B. 先行タスク列には、先行するタスク、つまり、タスク間の関係を設定します。
9. ステータスの更新とフィルター
タスクの所有者を割り当てた後、所有者はステータス列のカスタム ドロップダウンリストからオプションを選択してタスクのステータスを更新できます。 複数の所有者がいる場合、フィルターを使用することで、ユーザーは自分の割り当てのみに集中できます。 プロジェクト シートでは、「私に割り当てられたタスク」という共有フィルターを作成しました。 そのためシートにアクセスできる人なら誰でも、そのフィルターを使用して、自分に割り当てられているタスクを確認することができます。
A. ドロップダウン リストのオプションを変更するには、[ステータス] 列のヘッダーをダブルクリックし、[値] ボックスでリストの順序を含むプレースホルダーを編集します。
B. ツールバーの [フィルター オフ] ボタンを選択すると、フィルターの作成、使用、修正ができます。
詳細情報: ドロップダウン リスト、フィルター、共有フィルター
10. メトリック シートのレビュー
メトリック シートは、すべてのプロジェクト データ収集シート間で追跡したいメトリックがロール アップされている中央リポジトリです。 このシートにはシート横断型の数式が用いられているため、計算元となるシートの情報が常にリアルタイムで反映されます。
A. 各セクションの下にあるカテゴリをプロジェクト データ収集シートのドロップダウン リストに合わせて上書きしてください。 [コンサルタントの時間] セクションの下のコンサルタントの名前を差し替えます。
B. プロジェクト トラッカー シートの [プロジェクト タイプ] 列に新しいプロジェクト タイプを追加した場合は、[プロジェクト (タイプ別)] セクションに新しい行を挿入し、計算式をコピーします。 このセクションで入力したリクエスト タイプは、計算式によって自動的に認識されます。 この手順を [プロジェクト (ステージ別)] にも繰り返します。
詳細情報: シート間の計算式
11. 「プロジェクトの詳細」レポートを開く
レポートを使用して、特定の条件を満たすプロジェクトのシート間フィルタリング リストを作成します。 例えば、プロジェクトの詳細レポートでは、プロジェクト データ収集とロールアップ シートからステージ、コンサルタント、タイプ、時間、日付を含むすべてのプロジェクトを表示します。 レポートはライブなので、プロジェクトが更新されると、レポート上のデータも更新されます。 このレポートは、「プロジェクト ロールアップ」ダッシュボードに表示されます。
A. レポートはすでにセットアップされています。 基準を変更したり、レポート用に別のシートを追加したりする場合は、レポートを開き、ツールバーのボタンをクリックして基準を設定します。
12. 「プロジェクト ロールアップ」ダッシュボードの更新
「プロジェクト ロールアップ」ダッシュボードは、テンプレート セットの要となるものです。 コンサルタントのプロジェクトを追跡するために必要な重要な情報をすべてまとめています。 ダッシュボードは、他のシートやレポートからリアルタイムに情報を取り込む様々なウィジェットで構成されています。
A. カスタマイズを開始するには、左上の [編集] をクリックします。 次に、任意のウィジェットにカーソルを合わせ、鉛筆アイコンを選択します。
B. ロゴのプレースホルダーを、画像ウィジェットのロゴに置き換えます。
C. リッチ テキスト ウィジェットを編集して、このダッシュボードの使用に関する一般的な情報やメモ、チームの主要な連絡先を追加します。
D. ショートカット ウィジェットの [リソース リンク] を、Smartsheet 以外のシート、フォーム、レポート、その他のリソースへのクイック リンクに置き換えます。
E. [時間サマリー] セクションには、3 つのメトリック ウィジェットがあり、メトリック シートからライブ データを取得します。
F. Web コンテンツ ウィジェットを使用して埋め込まれた新しいコンサルティング プロジェクト フォームを編集し、プレースホルダーの Web コンテンツを プロジェクト データ収集シートにある独自の Smartsheet フォームの URL で置き換えます。
G. [コンサルタントの時間] と [リクエスト ステータス] はグラフ ウィジェットで、メトリック シートからライブ データを取得しています。
H. [プロジェクトの詳細] はレポート ウィジェットで、ダッシュボードにライブ レポートを表示します。
13. 新しいソリューションの共有
共有は、プロジェクトに関わる人たちとの共同作業において極めて有益です。 ワークスペース全体をチームで共有することも、ワークスペース内の個々のアイテムを共有することも可能です。
詳細情報: ワークスペースの共有
ご利用のテンプレート セットの拡充
有益なリソース
皆様が Smartsheet の利用を開始し、さらに生産性を高めるために役立つリソースを多数用意しています。 また、お客様からのご意見もお待ちしております。どうぞ下のフォームから、このテンプレート セットに関するご意見をお寄せください!
最終更新日: 04/06/21
Smartsheet ダッシュボードを活用