O conjunto de modelos de Gestão de instalações e construção ajuda as equipes de construção e instalações a se manterem atualizadas sobre os projetos, centralizarem recursos e emitirem relatórios de desempenho às partes interessadas.
Fazer download do Conjunto de modelos
Requisitos do plano: Este conjunto de modelos foi desenvolvido para utilizar o conjunto completo de funcionalidades disponíveis no Smartsheet. Se você estiver em um plano limitado, ainda poderá usar o conjunto de modelos, mas nem todas as funcionalidades premium estarão disponíveis. Clique aqui para ver uma lista de planos descontinuados e identifique seu plano e tipo de usuário aqui.
Recursos, benefícios e visão geral
Use este conjunto de modelos para:
- Acompanhar cada projeto com sua própria planilha de projeto dedicada
- Ter uma visão unificada dos projetos em um portal de projetos
- Monitorar tarefas entre projetos por risco, categoria ou pessoa
- Capturar problemas na unidade por meio de um formulário simples em computadores ou dispositivos móveis
Continue lendo para obter um guia passo a passo sobre como começar e acesse o Centro de aprendizagem se tiver dúvidas durante o processo!
Como funciona?
O que está incluído?
Configurar e personalizar
1. Criar uma nova área de trabalho
A. Abra a Barra de navegação. A partir da barra de navegação, passe o cursor em Áreas de trabalho, clique com o botão direito, e selecione Criar Nova Área de Trabalho. No menu que será exibido, nomeie sua Área de trabalho e selecione OK.
B. Selecione a pasta do conjunto de modelos na pasta Planilhas. Arraste e solte a pasta na área de trabalho que você acabou de criar.
Observação: Usar uma área de trabalho é uma prática recomendada ao criar um processo colaborativo. As áreas de trabalho permitem centralizar seu trabalho e controlar o compartilhamento com diferentes partes interessadas.
2. Atualizar o Portal Multiprojetos
O Painel do Portal do projeto é a base do seu conjunto de modelos. Ele reúne todas as informações essenciais do projeto que você precisa controlar. Os painéis são feitos de widgets diferentes que extraem informações em tempo real de suas planilhas e relatórios.
A. Clique em Editar no canto superior esquerdo da planilha para começar a personalizar. Passe o cursor sobre qualquer widget e selecione o ícone de lápis para começar a modificar o widget e seu conteúdo.
B. Use o widget de Imagem para substituir o marcador de posição do logotipo pelo logotipo da sua empresa.
C. Atualize os Contatos principais com informações sobre sua equipe e Notícias com atualizações do projeto.
D. Em Links rápidos, use o widget de Atalho para anexar links a sites, arquivos ou itens do Smartsheet.
E. Tarefas por status, Tarefas por categoria e Carga de trabalho: Tarefas pendentes por pessoa são todos widgets de Gráfico que extraem dados em tempo real da Planilha de resumo principal.
F. Tanto as tarefas em andamento quanto as tarefas em risco são widgets de Relatório, que exibem relatórios em tempo real no seu painel.
3. Abrir as Planilhas de projeto (x2)
Crie uma planilha de projeto para cada um de seus projetos e use-a para controlar todas as tarefas e prazos. As planilhas de projeto no Smartsheet têm dependências habilitadas e incluem colunas como Duração, Predecessores e % de Conclusão. É melhor habilitar dependências para projetos com prazos para garantir que cada parte móvel do seu projeto seja monitorada e dentro do prazo e, por fim, cumpra seu prazo.
A. Na coluna Nome da tarefa, nomeie as fases do projeto nas linhas pai (cinza claro).
B. Use as linhas filho recuadas (brancas) em sua hierarquia para inserir tarefas na coluna Nome da tarefa.
C. Começando na linha 3, insira as datas nas colunas Data de início e Data de término.
D. Os outros dados em suas linhas ancestrais e pai, incluindo Data de início, Data de término, % de Conclusão e Duração, são calculados automaticamente pelas tarefas abaixo da linha pai.
E. Insira os nomes dos contatos nas colunas Atribuído a para atribuir proprietários de tarefas.
F. Anexe documentos, propostas ou permissões à linha da coluna Anexo (ícone de clipe de papel) para manter todas as informações e recursos do projeto em um só lugar.
4. Bônus da planilha: Exibir ou editar dados de resumo do projeto
Para aqueles em um plano Business ou Enterprise, este conjunto de modelos utiliza o recurso de resumo da planilha. Ambas as planilhas do seu projeto contêm um resumo da planilha pré-preenchido que fornece uma maneira robusta e padronizada de organizar e relatar as informações do projeto em sua planilha. Aqui você pode ver uma rápida recapitulação da categoria de tarefa, status, integridade e alocações da equipe do projeto. Abra o resumo da planilha no painel direito para visualizar ou editar os campos de resumo do projeto. Você pode usar fórmulas e fazer referência a outros campos de resumo.
A. Clique no ícone de resumo da planilha para expandir o resumo da planilha. Você pode expandir e recolher o painel direito para contextualizar sua planilha ou maximizar o estado real de sua planilha quando não precisar visualizá-la.
B. Para adicionar campos, clique em +Novo campo.
C. Nomeie seu campo e selecione o tipo de campo: Texto / Número, Lista de contatos, Data, Lista suspensa, Caixa de seleção ou Símbolos.
D. Para editar as propriedades do campo, passe o cursor sobre o lado direito do campo e clique nas reticências verticais (⋮) para abrir o menu suspenso de opções do campo.
5. Ajustar durações e predecessores
“Duração” e “Predecessor” são dois tipos de coluna exclusivos nas planilhas do projeto.
A. Defina a duração de cada tarefa na coluna “Duração”.
B. Defina predecessores, ou relações entre tarefas, na coluna “Predecessores”.
6. Atualizar estado da tarefa e filtros
Após atribuir proprietários de tarefas, o proprietário pode atualizar o estado da tarefa selecionando uma opção na lista suspensa personalizada na coluna Estado. Se houver vários proprietários, os filtros são uma ótima maneira de ajudar localizar a opção desejada. Nas planilhas do projeto, criamos um filtro compartilhado chamado Tarefas atribuídas a mim. Qualquer pessoa que estiver visualizando a planilha pode selecionar esse filtro para ver seus itens atribuídos.
A. Para modificar as opções na lista suspensa, clique duas vezes no título da coluna Estado e edite os marcadores de posição, incluindo a ordem da lista na caixa Valores. Repita essas etapas para modificar as opções na coluna Categoria da tarefa.
B. Selecione o botão Filtro desativado na barra de ferramentas para criar, usar ou modificar filtros.
Saiba mais: Lista suspensa, Filtros, Filtro compartilhado
7. Definir alerta para tarefa atribuída
Um fluxo de trabalho de alerta automatizado é uma ótima maneira de permitir que sua equipe saiba que há novas tarefas a cumprir assim que forem atribuídas. Um alerta foi definido nas planilhas do projeto para notificar imediatamente qualquer pessoa quando uma nova tarefa for atribuída a ela.
A. Para editar o fluxo de trabalho de alerta, clique em Automação e selecione Gerenciar fluxos de trabalho no menu suspenso.
B. Em seguida, clique duas vezes no próprio fluxo de trabalho para editar os critérios.
8. Entender a fórmula da coluna de integridade
A coluna Integridade opera por uma fórmula que examina as colunas Data e Estado. Se a tarefa for marcada como “Concluída”, a cor será verde, independentemente das datas. Se a tarefa ainda não foi “Concluída” e a Data de vencimento já passou, a cor ficará vermelha. Se a tarefa estiver marcada como “Não iniciada”, a cor ficará azul. Caso contrário, ficará amarelo.
Saiba mais: Criar e editar fórmulas no Smartsheet
9. Entender a coluna do progresso da conclusão
A coluna Progresso da conclusão também opera por uma fórmula que examina a coluna % de Conclusão. Se a % de Conclusão for inferior a 25%, a barra ficará vazia. Se a % de Conclusão estiver entre 25% e 50%, a barra estará um quarto cheia. Se a % de Conclusão estiver entre 50% e 75%, a barra estará cheia até a metade. Se a % de Conclusão for acima de 75%, mas abaixo de 100%, a barra estará três quartos cheia. Se a % de Cconclusão for 100%, a barra estará completamente cheia.
Saiba mais: Criar e editar fórmulas no Smartsheet
10. Usar a Planilha de Resumo principal
A planilha de Resumo principal é um repositório central onde você pode agrupar as métricas que deseja monitorar em todos os projetos combinados. Criamos esta planilha com fórmulas cruzadas para que as métricas sempre reflitam, em tempo real, as informações nas planilhas subjacentes.
A. Substitua as categorias em cada seção para corresponder às listas suspensas nas planilhas do projeto. Substitua os nomes dos responsáveis na seção Métricas de recursos.
B. Se você adicionou novos tipos na coluna Categoria da tarefa nas planilhas do projeto, insira uma nova linha na hierarquia Tarefas por categoria e copie a fórmula. As fórmulas reconhecerão automaticamente o tipo de tarefa inserido nesta seção.
Saiba mais: Fórmulas entre planilhas
11. Gerenciar o Relatório Em andamento
Use relatórios para criar listas filtradas cruzadas das tarefas que atendem a certos critérios. Por exemplo, o relatório Em andamento mostra todos os itens de ambas as planilhas do projeto que estão atualmente no estado “Em andamento”. Os relatórios são em tempo real, portanto, os dados do relatório são atualizados à medida que o estado das tarefas é atualizado.
O relatório já está configurado. Se você quiser fazer alguma alteração nos critérios usados para o relatório, abra o relatório e clique nos botões da barra de ferramentas para definir seus critérios.
Saiba mais: Relatórios
12. Monitorar o Relatório de tarefas em risco
O relatório Em risco mostra todos os itens que estão em risco.
O relatório já está configurado. Se você quiser fazer alguma alteração nos critérios usados para o relatório, abra o relatório e clique nos botões da barra de ferramentas para definir seus critérios.
Saiba mais: Relatórios
13. Compartilhe seu Conjunto de modelos de gestão de instalações e construção
Compartilhar é a melhor maneira de colaborar com outras pessoas envolvidas em seus projetos. Você pode compartilhar toda a sua área de trabalho com membros do seu departamento ou compartilhar itens individuais dentro da área de trabalho.
Saiba mais: Compartilhar uma área de trabalho
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Recursos úteis
Temos muitos recursos para ajudá-lo a começar e se tornar ainda mais produtivo no Smartsheet. Também adoramos ouvir a opinião dos nossos clientes. Use o formulário na parte inferior para enviar comentários sobre este conjunto de modelos!
Last Updated: 04/06/21
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