VILLE DE SAINT-HYACINTHE Demande de tenue d'événement

Ce formulaire doit être complété par tout organisateur désirant tenir un événement culturel, social, communautaire ou sportif sur les lieux publics de la Ville de Saint-Hyacinthe.

Afin de mieux vous servir, faites-nous parvenir votre demande de 6 à 12 mois avant la date de l'événement. Votre demande sera soumise au processus d'analyse et un répondant municipal communiquera avec vous dans les 10 jours suivants la réception de votre demande.

Renseignements: 450 778.8300 loisirs@st-hyacinthe.ca

www.st-hyacinthe.ca/organisation-devenement

Promoteur de l'événement

Nom de l'organisation en charge de l'événement*

Vous pouvez écrire un organisme qui n'est pas dans la liste.

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Type d'organisateur / promoteur*

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Numéro au registraire des entreprises du Québec (NEQ)

Coordonnées du siège social

Adresse civique et ville

Personne responsable de l'événement*

Nom, prénom et titre de la personne

Courriel*

Téléphone

Cellulaire*

Description de l'événement

Nom de l'événement*

Date de début de l'événement*

Date de fin de l'événement*

S'agit-il de la première édition à Saint-Hyacinthe?*

Sélectionner

Si non, nb année?

Quelle est la clientèle visée?*

Plusieurs choix possibles.

Sélectionner

Quel est le site web de l'événement?*

Est-ce qu'une inscription est obligatoire?

Sélectionner

Quel est le coût d'entrée?*

Vous pouvez inscrire un prix fixe.

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Programmation de l'événement*

Description sommaire. Joindre votre programmation détaillée plus bas.

Nombre de visiteurs attendus*

Nombre de participants attendus*

Lieu de la tenue de l'événement*

Bâtiment municipal

Gymnase scolaire

Lieu public extérieur

Autre

Précision sur le lieu*

Inscrivez le lieu ou l'adresse visé

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Horaire de l'événement

Montage*

Date(s) et heure(s) de début Date(s) et heure(s) de fin

Événement*

Date(s) et heure(s) de début Date(s) et heure(s) de fin

Démontage*

Date(s) et heure(s) de début Date(s) et heure(s) de fin

En cas de pluie?*

Inscrire annulé, maintenu ou reporté (inscrivez les dates).

Besoins événementiels

Chapiteaux*

Précisez les dimensions. Si non, inscrivez N/A.

Installations sanitaires*

Que type d'installation prévoyez-vous? Toilettes existantes sur les lieux et/ou location de toilettes portatives (chimiques) ? Si non, inscrivez N/A.

Voie publique*

Prévoyez-vous la fermeture ou l'utilisation d'une voie publique? Précisez (rues, trottoirs, pistes multifonctionnelles, etc.) Si non, inscrivez N/A.

Services logistiques*

Aurez-vous besoin des services logistiques de la Ville de Saint-Hyacinthe? Précisez (électricité, raccordement en eau, nettoyage ou balais de rues, etc.) Si non, inscrivez N/A.

Équipements*

Aurez-vous besoin d'équipements de la Ville de Saint-Hyacinthe (tables, chaises, poubelles, barrières, cônes, panneaux de signalisation, etc.) ? Un formulaire est disponible en ligne.

Oui

Non

Peut-être

Mesures d'inclusion et d'écoresponsabilité

Selon le Cadre de référence événementiel, indiquez les mesures qui vous mettrez en place.

Accessibilité universelle*

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Écoresponsabilité*

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Documents obligatoires pour une nouvelle demande d'événement

1. Programmation de votre événement 2. Plan d'aménagement du site 3. Liste et coordonnées des membres du comité organisateur 4. Liste et coordonnées des membres du conseil d'administration 5. Copie des lettres patentes de compagnie ou organisme 6. Preuve d'assurance pour l'événement (responsabilité civile minimum 2 millions) *Pour un organisme reconnu par la politique de reconnaissance et de soutien aux organismes de la Ville de Saint-Hyacinthe, envoyez le #3-4-5

Documents obligatoires pour un renouvellement de demande d'événement

1. Programmation de votre événement 2. Plan d'aménagement du site 3. Preuve d'assurance pour l'événement (responsabilité civile minimum 2 millions) *Pour un organisme reconnu par la politique de reconnaissance et de soutien aux organismes de la Ville de Saint-Hyacinthe, envoyez le #1-2

Déposez ici les documents demandés

Glissez-déposez les fichiers ici, ou

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